Het vinden van een balans tussen ad-hoc werk en geplande projecten kan best een uitdaging zijn. Maar met de juiste aanpak kun je zorgen dat zowel ad-hoc taken als je projectwerk in balans blijven.
Geen stress, alleen focus! In deze blog neem ik je mee in een aantal handige tips en tricks die je helpen om dit evenwicht te vinden.
Waarom raakt die balans soms zoek?
Ad-hoc werk komt altijd op de meest ongunstige momenten bovendrijven. Je kent het wel: net als je lekker in je projectplanning zit, komt er een urgente aanvraag binnen die alle aandacht vraagt. Resultaat? Chaos en uitgestelde deadlines. En als je niet oplet, pikt de taak ook nog al je tijd en energie weg van geplande werkzaamheden.
Dat soort onverwachte werk kan een flinke impact hebben op je teamproductiviteit en kan zelfs leiden tot gemiste deadlines en gefrustreerde collega’s. Maar waarom gebeurt dit eigenlijk? Vaak komt het door een gebrek aan planning elders in de organisatie, of doordat ad-hoc werk niet duidelijk gelogd en gemonitord wordt, waardoor de impact op andere projecten onzichtbaar blijft
Stel grenzen: CURB die ad-hoc aanvragen
CURB – klinkt als een stoere term, niet? Het is een acroniem dat je kan helpen om onverwachte projecten te beoordelen. Het staat voor Complexity, Urgency, Risks en Benefits:
- Complexity: Hoe complex is het ad-hoc project? Zijn de verwachtingen duidelijk en realistisch?
- Urgency: Is het echt dringend? Of lijkt dat alleen zo voor de opdrachtgever?
- Risks: Welke risico’s brengt het project met zich mee voor de rest van je werk? Benefits: Wat levert dit op voor de organisatie?
Het stellen van deze vragen kan je helpen om de impact van ad-hoc werk te begrijpen en om af te wegen of het echt prioriteit verdient. Het gaat erom een evenwicht te vinden tussen “ja” zeggen en toch je projecten op schema houden.
Maak ad-hoc werk zichtbaar
Ad-hoc werk vliegt vaak onder de radar. Omdat het zo onverwacht en ongepland is, ontbreekt het vaak aan een gestructureerde aanpak. Hierdoor kan het gebeuren dat het werk niet geregistreerd wordt en dat managers geen goed beeld hebben van hoeveel tijd en middelen hier eigenlijk naartoe gaan. Dit leidt tot slechte beslissingen, zoals onderschatting van benodigde middelen en overbelasting van het team.
Daarom is het super belangrijk om ad-hoc werk net als ieder ander project te behandelen: plan het, registreer het en houd het bij. Door bijvoorbeeld ad-hoc taken te loggen in je takenlijst voor functioneel beheer en hun voortgang te volgen, kun je inzicht geven in wat dit werk kost en waar verbeterpunten liggen.
Gebruik een prioriteitenlijst en stel duidelijke verwachtingen
Het is niet altijd mogelijk om ad-hoc werk uit te stellen. Maar door duidelijke prioriteiten te stellen, kun je ervoor zorgen dat je niet constant reactief bezig bent. Stel jezelf de vraag: “Welke taken hebben de meeste impact op onze doelen?” Door op deze manier prioriteiten te stellen, kun je beter bepalen welk werk voorrang moet krijgen en wat kan wachten.
Ook helpt het om transparant te zijn naar stakeholders. Als bepaalde ad-hoc verzoeken je geplande projecten vertragen, communiceer dit dan open. Niemand houdt van onaangename verrassingen, en door verwachtingen te managen voorkom je dat mensen ontevreden raken.
Geef ad-hoc taken een vast plekje in je planning
Sommige ad-hoc taken kunnen wachten. Plan blokken in je agenda waarin je ad-hoc werk oppakt. Bijvoorbeeld elke middag een uur voor onverwachte klusjes. Op deze manier voorkom je dat ad-hoc werk als een soort vloeibare massa je hele planning overneemt. Door vaste tijden voor deze taken in te plannen, behoud je de controle over je agenda en zorg je ervoor dat projecten niet altijd het onderspit delven.
Maar de balans vinden tussen ad-hoc werk en geplande projecten is geen eenmalige oefening. Het is belangrijk om regelmatig te evalueren hoeveel tijd je aan ad-hoc taken besteedt en welke impact dit heeft op je langetermijndoelen.
Plan bijvoorbeeld iedere maand een “check-in” met je team om te kijken hoe jullie ervoor staan. Zijn er ad-hoc projecten geweest die jullie flink uit koers hebben gebracht? Wat kun je de volgende keer anders doen?
Door dit soort momenten in te plannen, kun je bijsturen waar nodig en zorg je ervoor dat je team effectief blijft werken, zonder te verzanden in een wirwar van onvoorziene klussen.
Tot slot: Houd het licht, blijf flexibel
Ad-hoc werk hoort erbij, het is deel van het leven als functioneel beheerder van AFAS. Maar dat betekent niet dat het je moet overweldigen. Met goed ingerichte processen, een dosis realisme en wat flexibiliteit kun je ad-hoc werk beheersen in plaats van erdoor geleefd te worden.
Onthoud, het is niet erg om “nee” te zeggen of een verzoek te verplaatsen naar een later moment. Houd een glimlach op je gezicht, communiceer helder en hou je oog op het grotere plaatje.
