Als functioneel beheerder bevind je je vaak in een wirwar van ad-hoc verzoeken, tickets die binnenstromen, en projecten die met “prioriteit” bovenaan de stapel worden gelegd. Het lijkt wel alsof er altijd iemand aan je bureau staat met een vraag, of je mailbox explodeert met dringende issues. Wat gebeurt er dan?
Juist, je komt niet aan het proactieve deel van je werk toe. Je wordt compleet geleefd door de waan van de dag en voelt dat je de grip verliest. Maar hoe zorg je voor een goede balans tussen reactief en proactief werken? In deze blog geef ik je drie tips om weer de regie te pakken.
De uitdaging: een balans vinden
Als functioneel beheerder heb je twee kanten van je werk: reactief en proactief. Het reactieve deel is waar de meeste tijd in lijkt te gaan zitten: problemen oplossen, vragen beantwoorden, en reageren op wat er op dat moment speelt. Het proactieve deel is het gedeelte waar je ruimte hebt om structureel te verbeteren, om niet alleen te reageren op tickets, maar deze te voorkomen door processen te optimaliseren of bijvoorbeeld gebruikers te trainen.
Het probleem is dat de balans meestal doorslaat naar de reactieve kant. Je hebt gewoon geen tijd om proactief met je rol bezig te zijn omdat je bezig bent met de dringende ad-hoc taken die op je bord liggen. Dit kan ervoor zorgen dat je minder voldoening van het werk ervaart. Je wilt meer kunnen doen dan brandjes blussen, maar hoe krijg je dat voor elkaar?
Tip 1: Blokkeer tijd voor proactief werken
Misschien klinkt het simpel, maar de eerste stap om proactief te kunnen werken is om daadwerkelijk tijd te reserveren. Zet blokken in je agenda waarin je aan je proactieve taken werkt en behandel die tijd alsof je een belangrijke vergadering hebt met het management. Geen uitzonderingen, tenzij de boel in de fik staat. Dit is jouw tijd om grip te krijgen op de lange termijn.
Waarom werkt dit? Doordat je een duidelijk afgebakende periode hebt waarin je je focust op proactief werk, zorg je voor ruimte in je hoofd en kun je structureel werken aan verbeteringen. Stel bijvoorbeeld dat je een blok op maandagochtend en woensdagmiddag reserveert. Die tijd gebruik je om de terugkerende problemen te analyseren en te kijken hoe je ze kunt voorkomen. Misschien ontdek je dat een specifiek type ticket vaak voorkomt en kun je een training of handleiding maken om deze problemen te voorkomen.
Tip 2: Zet een proactieve Rhoostmap op
Een roadmap (wij zeggen liever Rhoostmap) helpt je om een duidelijk beeld te hebben van wat je proactief wilt aanpakken. Maak een lijst met doelen en projecten die je wilt uitvoeren om jouw beheer van AFAS naar een hoger niveau te tillen. Deze roadmap hoef je niet in beton te gieten; hij kan en mag flexibel zijn. Maar het geeft je wel een leidraad om te weten waar je heen wilt en welke stappen je daarvoor moet nemen.
Zorg ervoor dat je je roadmap zichtbaar maakt, bijvoorbeeld door deze op een whiteboard te schrijven of liever nog digitaal in AFAS. Betrek ook je collega’s erbij zodat zij weten wat jouw prioriteiten zijn. Dit helpt niet alleen om jouw eigen werk beter te plannen, maar ook om je collega’s bewuster te maken van jouw proactieve doelen. Zo creëer je een cultuur waarin jouw proactieve werk gezien en ondersteund wordt.
Tip 3: Houd tijdslurpers onder controle
Ad-hoc verzoeken zijn de grootste boosdoeners voor jouw productiviteit. Daarom is het belangrijk om deze onder controle te houden. Dit betekent niet dat je ze volledig moet vermijden, maar wel dat je duidelijke grenzen stelt. Zorg ervoor dat je ad-hoc vragen verzamelt en ze op gezette tijden behandelt in plaats van direct overal op te reageren
Een voorbeeld: in plaats van elke keer dat iemand aan je bureau staat meteen op het verzoek in te gaan, kun je een proces opzetten waarbij collega’s hun vragen via InSite insturen en je op vaste momenten in de week deze vragen behandelt. Zo blijft het aantal onderbrekingen beperkt en kun jij je focussen op wat er écht toe doet.
Reactief vs proactief: wat is belangrijker?
Beiden zijn natuurlijk belangrijk. Je kunt niet alleen maar plannen maken zonder brandjes te blussen, en andersom kom je ook niet verder als je nooit aan verbetering toekomt. Het gaat om een goede mix waarin je leert aanvoelen wanneer je de ene pet op moet zetten en wanneer de andere.
Proactief werken betekent dat je strategisch nadenkt over de toekomst en anticipeert op wat komen gaat. Reactief werken is meer operationeel en betekent dat je inspeelt op wat zich op dit moment voordoet. Door een balans te vinden tussen beide, vergroot je je effectiviteit. Maar, zoals eerder gezegd, dit vraagt wel om duidelijke afspraken met jezelf en je collega’s.
Gouden tip van Jip
Als ik je nog een laatste advies mag geven: neem de tijd om jouw balans regelmatig te evalueren. Kijk terug naar de afgelopen week of maand en vraag jezelf af: hoeveel tijd heb ik kunnen besteden aan proactief werken? En waar ging het mis als dit niet lukte? Door hier regelmatig bij stil te staan, kun je stap voor stap groeien naar een situatie waarin je niet meer geleefd wordt door de waan van de dag, maar waarin jij de regie weer in handen hebt.
Het zal niet altijd makkelijk zijn, en het zal soms voelen alsof je tegen de stroom in zwemt, maar geloof me: de voldoening die je voelt wanneer je ziet dat jouw proactieve werk resultaat oplevert, is het meer dan waard. Houd vast aan je eigen doelen, blijf jezelf ontwikkelen, en wees niet bang om af en toe je grenzen aan te geven. Uiteindelijk zorgt dit ervoor dat jij als functioneel beheerder niet alleen een probleemoplosser bent, maar een echte AFAS game changer binnen jouw organisatie.
