“Soms voel ik me een jongleur die te veel AFAS ballen in de lucht probeert te houden,” zei een functioneel beheerder van AFAS laatst tegen me… En daarin is ze helaas niet alleen. De opzet van een effectieve beheerorganisatie kan al snel aanvoelen als een puzzel van duizenden stukjes.
Maar, geen zorgen, het hoeft niet zo ingewikkeld te zijn als het lijkt. In deze blog deel ik met je hoe je AFAS beheer efficiënt kunt organiseren door het op te delen in beheersbare stukken.
Scherp definiëren van rollen en verantwoordelijkheden
Een van de eerste stappen naar een effectieve AFAS beheerorganisatie is het goed definiëren van de rollen en verantwoordelijkheden binnen je team. Iedereen moet precies weten wat van hen wordt verwacht en welke taken zij moeten uitvoeren.
Zo voorkom je overlappingen en zorg je ervoor dat alle aspecten van het beheer worden gedekt. Hoe? Maak een overzicht van alle benodigde rollen en verdeel de verantwoordelijkheden op basis van de vaardigheden en expertise van je teamleden.
Inrichten van een gebruikersportaal
Een centraal gebruikersportaal maakt echt een wereld van verschil voor het beheer van AFAS. Zo’n portaal dient als het eerste aanspreekpunt voor gebruikers met vragen of problemen. Plus hier kun je ook al je taken en afspraken vastleggen.
Dit maakt het voor iedereen binnen de organisatie gemakkelijk om te zien wat er speelt en welke stappen er worden ondernomen om eventuele problemen op te lossen.
En een goed ingericht portaal helpt niet alleen bij het stroomlijnen van communicatie, maar ook bij het verbeteren van de algehele efficiëntie van het beheerproces. Win win!
Gebruik van een kalender voor planning en overzicht
Een ander belangrijk handvat voor effectief beheren van AFAS is een duidelijke en gedetailleerde kalender. Zo’n kalender moet alle belangrijke data en deadlines bevatten, maar ook geplande onderhouds- en updateactiviteiten.
Door een overzicht te hebben van wat er op de planning staat, kun je beter voorbereiden op drukke periodes en mogelijke knelpunten.
Continue verbetering
Je hebt nu de basis op orde. Nu is het belangrijk om je beheerprocessen voortdurend te evalueren en te verbeteren. Je moet dus aan de slag om regelmatig feedback te verzamelen van gebruikers en teamleden.
Ook moet je openstaan voor veranderingen en verbeteringen, want door een cultuur van continue verbetering te omarmen, zorg je ervoor dat je beheerorganisatie steeds efficiënter en effectiever wordt.
Bonustips voor succes
Om je beheer van AFAS echt naar een hoger niveau te tillen, heb ik hier nog wat praktische tips voor je:
- Automatiseer waar mogelijk:
Maak gebruik van workflows en signalen om repetitieve taken te verminderen en je tijd efficiënter te gebruiken. - Documenteer alles:
Zorg ervoor dat alle processen en procedures goed gedocumenteerd zijn. Dit helpt niet alleen bij het opleiden van nieuwe teamleden, maar zorgt er ook voor dat je altijd een ijkpunt hebt. - Blijf op de hoogte van updates:
AFAS wordt meerdere keren per jaar bijgewerkt met gave nieuwe functionaliteit. Zorg ervoor dat je op de hoogte blijft van deze updates en pas je beheerstrategieën dienovereenkomstig aan. - Samenwerken en communiceren:
Als afdeling sta je niet alleen. Werk nauw samen met andere afdelingen en zorg voor open communicatielijnen, want dit helpt bij het snel oplossen van problemen en het verbeteren van de algehele effectiviteit van je beheerorganisatie.
In kleine stukjes
Ik snap het: het beheren van AFAS kan aanvoelen als een uitdagende taak, maar door het op te breken in kleinere, beheersbare stukken wordt het echt veel eenvoudiger.
Begin met het definiëren van heldere rollen en verantwoordelijkheden, richt een gebruikersportaal in, gebruik een gedetailleerde kalender en blijf voortdurend verbeteren.
Een goed begin is het halve werk! Hulp nodig? Je weet ons te vinden.
