AFAS Support en functioneel beheer beantwoorden verschillende vragen. Support kent de software. Voor de vraag hoe jouw organisatie AFAS gebruikt, heb je iemand nodig die jullie werk kent. Een AFAS-implementatie is pas klaar als medewerkers ermee werken. Daarvoor heb je allebei nodig, en juist functioneel beheer ontbreekt vaak.
AFAS Support helpt je met de software
AFAS heeft drie plekken waar je met vragen over de software terechtkunt. De eerste is het AFAS Help Center. Daar staan de handleiding, veelgestelde vragen, videotrainingen en de releasenotes. Releasenotes zijn de beschrijvingen van wat er in een nieuwe versie verandert.
Vind je het antwoord daar niet, dan ga je naar Support. Je stuurt een melding in via de klantportal of je belt. Bellen kan alleen als je bij AFAS bekend bent als contactpersoon. Dat staat op de klantenservicepagina van AFAS. Volgens AFAS werken er ruim 75 mensen op Support. Zij lossen elk jaar ongeveer 120.000 vragen op.
Voor kleine vragen over de inrichting heeft AFAS sinds kort Servicemanagement. Die vragen zijn te klein voor een hele consultancydag. Een servicemanager schat eerst in hoeveel uur het kost. Na je akkoord richt de servicemanager het samen met jou in, of doet het voor je.
Support kent AFAS door en door. De medewerkers zien elke dag hoe veel verschillende organisaties ermee werken. Hoe jouw organisatie werkt, weten ze niet. Ze weten niet welke afspraak jullie hebben over verlof in de flexpool. Ook weten ze niet dat een afdeling vorig jaar is opgesplitst.
Functioneel beheer helpt je organisatie met AFAS
Functioneel beheer begint bij je eigen processen. Een functioneel beheerder is het eerste aanspreekpunt voor medewerkers met vragen over AFAS. Deze kent de inrichting, de afspraken en de uitzonderingen. De beheerder bewaakt of processen logisch blijven en of de gegevens kloppen. Ook houdt de beheerder contact met HR, finance en IT.
Neem de teamleider van hierboven. Een functioneel beheerder kijkt eerst naar de workflow voor verlof. Dat is de reeks stappen die een aanvraag in AFAS doorloopt. Misschien gaat de laatste stap naar een functie die na een reorganisatie niet meer bestaat. Support kan dat niet zien, want de software doet precies wat is ingesteld. De fout zit in een keuze in jullie inrichting die niet meer past.
Een functioneel beheerder werkt ook als niemand iets vraagt. Deze bekijkt wat een nieuwe versie van AFAS verandert. De beheerder ziet waar knelpunten ontstaan en stelt verbeteringen voor. Zo raakt je organisatie niet afhankelijk van trucjes buiten AFAS om, of van de kennis van één collega.
Het verschil naast elkaar
| AFAS Support | Functioneel beheer | |
| Wie | Medewerkers van AFAS | Je eigen beheerder of een partner |
| Begint bij | Een vraag of fout in de software | Hoe jouw processen en mensen werken |
| Wie kan terecht | Bekende contactpersonen | Medewerkers van je eigen organisatie |
| Kennis | AFAS bij veel organisaties | Jouw inrichting, afspraken en uitzonderingen |
| Wanneer | Als je een melding doet | Ook als niemand iets vraagt |
| Wijzigingen | Kleine inrichting via Servicemanagement, op uren | Volgens de afspraken over wie wat goedkeurt |
Waar het na de livegang misgaat
Bij de livegang zegt de projectgroep vaak: het project is klaar, en voor vragen hebben we Support. Dan wordt AFAS een technisch project dat klaar is zodra het live staat. De vragen die daarna komen, gaan vooral over de eigen organisatie. Nieuwe collega's komen erbij en regels veranderen. Ook werken afdelingen na een tijd anders dan bij de start.
Zonder functioneel beheer gaan die vragen naar de collega die het meest van AFAS weet. Die collega doet dat naast het eigen werk. Wijzigingen gebeuren dan zonder dat iemand ze goedkeurt. Medewerkers verzinnen hun eigen oplossing in Excel. Na een jaar weet niemand meer waarom een workflow zo is ingericht. Daarover schreven we ook in Waarom het loont om je AFAS workflows ieder jaar op te schonen.
Je herkent het aan deze signalen:
- Medewerkers weten niet bij wie ze met een AFAS-vraag terechtkunnen.
- Eén collega beantwoordt alle vragen, en is onmisbaar zodra die met vakantie is.
- Nieuwe versies van AFAS worden geïnstalleerd, maar niemand kijkt wat ze veranderen.
- Afdelingen houden gegevens bij in Excel omdat AFAS niet past bij hun werk.
Wanneer je Support belt en wanneer de beheerder
Bij een foutmelding of een storing is Support de goede plek. Dat geldt ook als je wilt weten hoe een functie werkt. Dat blijft zo, ook als je functioneel beheer goed hebt geregeld. Vaak meldt de beheerder zulke fouten namens de organisatie. Dat kan, omdat de beheerder bij AFAS als contactpersoon bekend is.
Gaat de vraag over hoe jullie werken, dan hoort die bij functioneel beheer. Denk aan een workflow die niet meer klopt of een nieuwe afdeling in AFAS. Ook de keuze om een nieuwe functie van AFAS wel of niet te gebruiken hoort daarbij. Die vragen kan alleen iemand beantwoorden die je organisatie kent.
Wil je functioneel beheer zelf opzetten, lees dan Zo zet je een AFAS beheerorganisatie op. Daar lees je wie welke rol krijgt. Het stappenplan voor een functioneel beheerorganisatie in AFAS helpt je stap voor stap.
Zo doet Rhoost functioneel beheer
Rhoost werkt alleen voor maatschappelijke organisaties die met AFAS werken. Wij zien dat AFAS pas rust geeft als de mensen die ermee werken het dragen. Anders gaan tijd en geld verloren die bij je maatschappelijke missie horen. Daarom beginnen we met begrijpen hoe je organisatie werkt en wat medewerkers nodig hebben. Onze gecertificeerde AFAS-experts zijn daarna het vaste aanspreekpunt voor je medewerkers. We maken afspraken over rollen, werkwijzen en prioriteiten. Dan weet iedereen wie wat doet.
Ons team doet ook projectleiding en testmanagement. Een wijziging in AFAS testen we daarom eerst, samen met de mensen die ermee werken. Pas daarna gaat die live.
Hoeveel functioneel beheer je nodig hebt, verschilt per organisatie. Het hangt af van wat je wilt, de ervaring van de consultant en de doorlooptijd. Lees meer over functioneel beheer bij Rhoost.
