AI neemt veel werk over van een projectleider. Toch slaagt een AFAS-implementatie daar niet door. Een implementatie slaagt pas als de mensen die met AFAS werken haar dragen. AI maakt de projectleider sneller, en het werk met mensen blijft bij de projectleider. In dit artikel lees je waar AI helpt en waar het ophoudt. Je leest ook wat AFAS zelf met AI doet en wat dat vraagt van je project.
AI neemt het schrijfwerk over, de keuzes blijven bij jou
De meeste artikelen over AI in projectmanagement noemen dezelfde voordelen. AI maakt planningen, vat vergaderingen samen, schrijft statusrapporten en signaleert risico's. Dat klopt. Projectmanagers verwachten er ook veel van. Volgens onderzoek van PMI denkt 91% van de projectmanagers dat AI flink invloed heeft op hun werk.
Bij een maatschappelijke organisatie zit het zware werk van een AFAS-implementatie ergens anders. Het zit in de keuzes. Je bepaalt welke processen als eerste overgaan. Je spreekt af wie beslist over de inrichting van het verlof of de declaraties. En je kiest wat je doet met de uitzonderingen die een wijkteam al jaren op papier regelt. Zulke keuzes vragen om gesprekken met de mensen die het werk doen. Een AI-tool kan die gesprekken voorbereiden en vastleggen. Voeren moet je ze zelf.
Tijd winnen helpt alleen waar het project wacht
Dat AI tijd bespaart, betekent nog niet dat je project sneller klaar is. Bij een AFAS-implementatie wacht het project eigenlijk nooit op een verslag. Het wacht op een besluit van het MT. Het wacht op een key-user die naast de zorg geen tijd heeft om te testen.
Of het wacht op een team dat nog niet mee wil. Stel dat een projectleider met AI 4 uur per week wint. Die uren kunnen naar het verslag gaan of naar die twee teamleiders. Alleen de tweede keuze brengt de livegang dichterbij.
AFAS werkt zelf ook met AI, binnen duidelijke grenzen
AI zit niet alleen in de tools van de projectleider. Het zit ook in AFAS. In juni 2026 kondigde AFAS Profit 8 aan. Die update kwam deze zomer zonder extra kosten beschikbaar voor alle klanten. Een belangrijk onderdeel is Jonas. Zo heet de AI van AFAS. Volgens AFAS helpt Jonas met slimme reacties in workflows en voert het AI-opdrachten uit. De antwoorden verschijnen op een vast moment in de workflow, bijvoorbeeld na een bepaalde taak.
AFAS is ook duidelijk over de grenzen. AFAS raadt sterk af om een losse AI-tool aan AFAS te koppelen als die koppeling niet gecertificeerd is. Bij de laatste update van die pagina was er nog geen enkele AI-koppeling gecertificeerd, ook niet van AFAS-partners. Op dezelfde pagina wijst AFAS op de Europese AI-wet. AI voor werving en selectie valt onder strengere regels. Controleer bij AFAS hoe het er nu voor staat voordat je iets koppelt.
Voor je project betekent dit iets concreets. Een AI-opdracht in een workflow verandert hoe een proces loopt. Dus hoort die opdracht in je projectplan, net als elk ander proces dat je inricht.
Een AI-opdracht in een workflow test je als elk ander proces
Stel dat een workflow voor declaraties een AI-opdracht krijgt. Jonas geeft dan op een vast moment een antwoord of advies. Staat de workflow verkeerd ingericht, dan komt dat antwoord op het verkeerde moment of bij de verkeerde persoon. De medewerker ziet alleen dat AFAS iets vreemds doet.
Daarom test je een AI-opdracht met dezelfde zorg als de rest van je inrichting. Je kijkt of het antwoord klopt bij echte gevallen. Je spreekt af wie het antwoord controleert voordat er een besluit valt. En je test wat er gebeurt als het antwoord niet klopt.
Hoe je zo'n test opzet, lees je in hoe je een goed testschema opstelt. Op de pagina over testmanagement zie je wat daar verder bij komt kijken.
Na de livegang krijgt functioneel beheer er een taak bij
Een AI-opdracht is na de livegang niet klaar. Processen veranderen, medewerkers krijgen een andere rol en nieuwe collega's krijgen toegang tot AFAS. Elke verandering kan invloed hebben op wat Jonas doet en wie de uitkomst ziet.
Iemand moet dus bijhouden welke AI-opdrachten er in welke workflows staan. Iemand moet ook nagaan of de rechten in AFAS nog kloppen. Dat hoort bij functioneel beheer. Door AI wordt dat werk belangrijker, omdat fouten sneller en op meer plekken tegelijk doorwerken.
Wat AI niet ziet: de mensen die nog niet mee zijn
Terug naar de koffieautomaat. AI vat samen wat er gezegd en geschreven is. Wat niet gezegd wordt, ziet het niet. Denk aan de twijfel van een teamleider, of aan een administratief medewerker die bang is dat het eigen werk verdwijnt. Of aan de zorgmedewerker die liever bij de cliënt is dan in een nieuw scherm.
Juist daar loopt een AFAS-implementatie vast. AFAS kan het wel, alleen zijn de mensen die ermee werken niet meegenomen. Dan helpt ook een beter systeem niet. Een projectleider die AI het schrijfwerk laat doen, houdt meer tijd over voor die mensen.
Zo zet je AI slim in bij je AFAS-project
- Gebruik AI voor verslagen, planningen en statusupdates. Steek de tijd die je wint in gesprekken met key-users en teamleiders.
- Koppel geen losse AI-tools aan AFAS zonder certificering. Kijk eerst wat Jonas al binnen AFAS kan.
- Zet elke AI-opdracht in een workflow in je projectplan en je testplan.
- Spreek af wie een AI-uitkomst controleert voordat er een besluit valt.
- Leg na de livegang vast wie de AI-opdrachten en de rechten in AFAS bijhoudt.
Bij ons werken projectleiding, testmanagement en functioneel beheer in 1 team. Een AI-opdracht in AFAS komt daardoor in het projectplan, in het testplan en in het beheer na de livegang. Zo blijft AFAS werken voor de mensen die ermee werken. Lees meer over onze projectleiding bij AFAS-implementaties.
