Ken je dat gevoel? Je zit in een vergadering, de sfeer is gezellig, en voor je het weet ben je alweer een kwartier verder terwijl er nog geen enkel serieus agendapunt besproken is. De verjaardag van de dochter van je collega, de vakantieplannen van je baas of de nieuwe puppy van iemand op de afdeling – allemaal heel leuk en aardig, maar het vreet wel tijd. Tijd die jij misschien hard nodig hebt om al je taken af te ronden. Je vraagt je af: hoe komt het toch dat ik elke dag met een onvoldaan gevoel naar huis ga? Het antwoord is simpel: je agenda is niet langer van jou.
Dit is precies het probleem waar veel functioneel beheerders tegenaan lopen. De meetings lopen uit, onbelangrijke onderwerpen nemen de overhand en uiteindelijk ben jij degene die moet inleveren. Jouw focustijd, jouw lunchpauze, of zelfs die ene keer dat je op tijd naar huis wilde – allemaal gefaald omdat de tijd niet goed is bewaakt. Het is tijd om daar verandering in te brengen.
Jouw agenda is van jou, en daar mag je best wat strikter in worden.
De macht van een goed geplande agenda
Als functioneel beheerder heb je vaak te maken met verschillende belangen. Collega’s uit allerlei afdelingen hebben jouw kennis en vaardigheden nodig. Maar dat betekent niet dat jouw tijd eindeloos beschikbaar is. Sterker nog, juist omdat je zoveel mensen moet ondersteunen, is het super belangrijk om controle te houden over je agenda. Een goed geplande agenda zorgt ervoor dat je productief bent, dat je ruimte hebt voor onverwachte problemen en dat je aan het einde van de dag met een voldaan gevoel naar huis kunt gaan.
Hoe pak je dat aan? Allereerst door jezelf de vraag te stellen: wie bepaalt eigenlijk wat ik doe op een dag? Ben jij dat, of zijn het je collega’s die continu een beroep op je doen?
Natuurlijk wil je behulpzaam zijn, maar dat betekent niet dat je altijd maar beschikbaar moet zijn. Een van de belangrijkste stappen die je kunt zetten, is je eigen grenzen bewaken. Als jij niet duidelijk aangeeft wat je grenzen zijn, zal niemand anders dat voor je doen.
Leer nee zeggen
Een van de moeilijkste, maar ook een van de meest waardevolle vaardigheden die je kunt ontwikkelen, is leren nee zeggen. Nee zeggen betekent niet dat je niet behulpzaam wilt zijn. Het betekent dat je je eigen werk en je eigen welzijn net zo belangrijk vindt als dat van een ander. Stel je voor dat je een meeting hebt van een half uur en je ziet dat er al tien minuten over koetjes en kalfjes wordt gepraat. Dan is het prima om in te grijpen.
Zeg bijvoorbeeld: “Ik vind het gezellig om hierover te praten, maar laten we na vijf minuten weer doorgaan met de agenda. Ik wil er zeker van zijn dat we alle punten kunnen behandelen.”
Dit klinkt misschien onbeleefd, maar dat is het absoluut niet. Door aan te geven dat je terug wilt naar de inhoud, laat je zien dat je de tijd van jezelf en je collega’s waardeert. Uiteindelijk zal iedereen hier profijt van hebben, want vergaderingen verlopen efficiënter en iedereen krijgt de kans om op tijd weer verder te gaan met zijn eigen werk.
Jouw tijd is waardevol. Stel prioriteiten
Het belangrijkste dat je moet onthouden is dat jouw tijd waardevol is. Je werkt hard, je hebt verantwoordelijkheden, en je hebt een lange lijst van taken die gedaan moeten worden. Als je continu toestaat dat jouw tijd wordt opgeëist door anderen, dan blijft er weinig over voor datgene wat echt belangrijk is. Dat betekent niet dat je nooit meer tijd maakt voor een gezellig praatje, maar het betekent wel dat je bewuster omgaat met je tijd.
Een ander belangrijk onderdeel van het bewaken van je agenda is het stellen van prioriteiten. Niet elke taak is even belangrijk, en niet elke vergadering verdient evenveel aandacht. Leer om onderscheid te maken tussen wat echt urgent is en wat kan wachten. Dit betekent dat je soms nee moet zeggen tegen een meeting, of dat je jezelf niet beschikbaar stelt voor bepaalde zaken die niet jouw hoogste prioriteit hebben.
Het kan handig zijn om aan het begin van elke week of elke dag even stil te staan bij je agenda. Wat zijn de belangrijkste doelen die je wilt bereiken? Welke taken zijn absoluut noodzakelijk, en welke kunnen eventueel verschoven worden? Door dit voor jezelf duidelijk te hebben, kun je tijdens de dag makkelijker keuzes maken over waar je je tijd aan besteedt.
Bespreek het met je team
Misschien vind je het lastig om dit allemaal in je eentje te doen. Het kan daarom helpen om het onderwerp bespreekbaar te maken met je team. Als iedereen dezelfde verwachtingen heeft over hoe vergaderingen verlopen, hoeveel tijd er wordt besteed aan informeel praten, en wie wanneer beschikbaar is, dan wordt het makkelijker om je agenda te bewaken. Vraag je teamleden hoe zij hier tegenaan kijken en probeer samen een manier te vinden om efficiënter met tijd om te gaan.
Door samen afspraken te maken, voelt het minder alsof je in je eentje de strenge tijdsbewaker bent. Het wordt een gezamenlijke verantwoordelijkheid om vergaderingen op tijd te houden en ervoor te zorgen dat iedereen zijn werk kan doen. Uiteindelijk heeft iedereen daar baat bij.
Blijf flexibel, maar bewaak je grenzen
Natuurlijk is het belangrijk om flexibel te blijven. Er zijn altijd momenten waarop een gesprek langer duurt omdat er iets belangrijks besproken moet worden, of omdat iemand echt zijn verhaal kwijt moet. Maar zelfs in die situaties is het belangrijk dat je je eigen grenzen bewaakt. Geef aan wanneer je merkt dat iets te veel tijd kost en stel voor om op een later moment verder te praten.
Flexibiliteit betekent niet dat je altijd maar toegeeft. Het betekent dat je je aanpast waar nodig, maar wel met respect voor je eigen tijd en taken. Door deze balans te vinden, zorg je ervoor dat je productief blijft zonder het gevoel te hebben dat je constant moet inleveren op je eigen behoeften.
Het bewaken van je eigen agenda is niet altijd makkelijk, maar het is wel onmisbaar als je productief en tevreden wilt zijn in je werk. Het gaat erom dat je jezelf de ruimte geeft om je werk goed te doen, zonder constant het gevoel te hebben dat je moet inleveren. Door duidelijke afspraken te maken, grenzen te stellen en prioriteiten te bepalen, kun je beter omgaan met de tijd die je hebt.
