Het RACI model en AFAS

Daar begint het mis te gaan. Een AFAS-implementatie is pas klaar als medewerkers ermee werken. In deze blog lees je wat RACI betekent. Je leest ook hoe je het model zo invult dat AFAS blijft werken na de livegang.

Wat is het RACI model?

Het RACI model is een matrix. Links staan de taken van een project. Bovenaan staan de rollen. In elk vakje staat een letter. Die letter zegt wat iemand bij die taak doet:

• Responsible (Verantwoordelijk): voert de taak uit.
• Accountable (Eindverantwoordelijk): keurt het resultaat goed en staat ervoor in.
• Consulted (Geraadpleegd): denkt vooraf mee en geeft advies. Dit gaat twee kanten op.
• Informed (Geïnformeerd): hoort achteraf wat er besloten is. Dit gaat één kant op.

In het Nederlands heet dit soms de VERI-matrix.

Responsible of accountable: wat is het verschil?

Deze twee rollen worden vaak door elkaar gehaald. Het verschil is dit: de R doet het werk, de A wordt erop aangesproken.

Neem een voorbeeld uit een AFAS-traject. Een HR-medewerker richt de workflow voor verlof in AFAS in. Die medewerker is R. De HR-manager keurt de workflow goed voordat hij live gaat. Die manager is A.

Een taak kan meerdere R's hebben. Er is maar één persoon accountable. Staan er twee A's bij een taak, dan wacht de een op de ander.

Soms zie je ook RASCI. De S staat voor Supportive, oftewel ondersteunend. Dat is iemand die helpt bij de uitvoering. Bij een AFAS-traject is RACI meestal genoeg.

Waarom medewerkers op C horen, niet op I

Een RACI gaat al snel alleen over techniek. Het gaat dan over de salarisadministratie inrichten, gegevens overzetten en koppelingen maken. Dat zijn terechte taken. Maar zo wordt AFAS een technisch project, en dat is klaar zodra AFAS live staat.

Het verschil tussen C en I lijkt klein. Een C wordt vooraf gevraagd hoe het werk nu gaat. Een I hoort achteraf hoe het voortaan moet. Een C bepaalt de nieuwe werkwijze mee. Van een I vraag je alleen die werkwijze te accepteren.

Zet daarom per afdeling één of twee sleutelgebruikers op C bij de taken die hun werk raken. Een sleutelgebruiker is een medewerker die AFAS goed leert kennen en collega's helpt. Bij het testen maak je hen R. Zij kennen de uitzonderingen uit het echte werk. Meer daarover lees je in AFAS testen? Dit zijn de 5 tips.

Hoe gebruik je het RACI model bij AFAS?

Zo kan de verdeling eruitzien bij een AFAS-implementatie. Welke rollen je hebt, verschilt per organisatie.

• Doelen en keuzes vastleggen: de bestuurder is A, de projectleider is R. De consultant, de sleutelgebruikers en de functioneel beheerder zijn C.
• Processen inrichten in AFAS: de projectleider is A, de consultant is R. De sleutelgebruikers en de functioneel beheerder zijn C.
• Testen met echte situaties: de projectleider is A. De sleutelgebruikers en de functioneel beheerder zijn R.
• Besluit over de livegang: de bestuurder is A, de projectleider is R. De sleutelgebruikers zijn C.
• Collega's wegwijs maken: de projectleider is A, de sleutelgebruikers zijn R.
• AFAS beheren na de livegang: de bestuurder is A, de functioneel beheerder is R. Medewerkers zijn C.

In de laatste regel staat geen projectleider meer. Het project is dan voorbij, maar het werk gaat door.

Na de livegang gaat het werk door

Na de livegang komen er vragen en nieuwe collega's. Wet- en regelgeving verandert. Zonder afspraak gaat elke vraag naar de collega die het meest van AFAS weet. Die collega raakt overbelast. Wijzigingen gebeuren dan zonder dat iemand ze goedkeurt.

Leg daarom in de RACI vast wie AFAS beheert. Spreek af wie een wijziging doorvoert, wie die goedkeurt en welke afdelingen vooraf meedenken. Dat is het werk van functioneel beheer. Hoe je dat inricht, lees je in het stappenplan voor een functioneel beheerorganisatie in AFAS.

Hoe stel je een RACI model op?

Begin met alle taken van het project. Bepaal daarna per taak wie erbij betrokken is, en met welke letter. Een paar tips:

• Wees specifiek: schrijf een taak op als resultaat. Schrijf niet "AFAS HRM", maar "verlofaanvragen lopen via AFAS".
• Gebruik rollen, geen namen: mensen wisselen van baan. Rollen blijven.
• Eén A per taak: twijfel je tussen twee mensen? Dan is de taak te groot. Deel hem op.
• Betrek sleutelgebruikers: vul de RACI niet alleen in de projectgroep in. Wie meeschrijft aan de verdeling, voelt zich er ook verantwoordelijk voor.
• Houd het bij: verandert de scope, pak de RACI er dan weer bij. Lees ook Veranderende scope? Dat pak je zo aan.

Hulp nodig bij je RACI?

Rhoost werkt alleen voor maatschappelijke organisaties die met AFAS werken. Bij projectleiding brengen we rust, structuur en duidelijke keuzes in een traject dat de hele organisatie raakt. Dat geldt ook voor de rolverdeling.

Wil je snel van start? Neem contact met ons op, dan denken we met je mee.