Dus wat is de oplossing? Slimmer werken. Terugkerend werk automatiseren, medewerkers inzetten op basis van hun vaardigheden en IT gebruiken die écht goed past.
Daarom deel ik in deze blog hoe jouw organisatie met AFAS als de basis die slag maakt. En hoe wij je helpen om dat ook duurzaam te doen.
Waarom slim werken in 2026 een noodzaak is
Gemeenten dreigen tekorten te hebben die oplopen tot €3,5 miljard. Dat komt door het zogeheten Ravijnjaar.
En tegelijkertijd is er dan ook nog de 'silver tsunami' (een grote groep die met pensioen gaat) waardoor ook kennis versneld de organisatie uit gaat.
En het aanbod aan goede mensen? Dat blijft schaars.
Je zou het wel een ‘perfect storm’ kunnen noemen, maar in ieder geval eentje die je dwingt om slim te gaan werken. Je moet wel, want anders kun je jouw maatschappelijke missie niet overeind houden.
De combinatie van financiële druk en personeelstekorten treft de backoffice het hardst. Juist daar zitten de repeterende, tijdrovende processen die medewerkers vasthouden. Processen die energie kosten in plaats van waarde opleveren.
Dus als je nu niet handelt, zie je jouw dienstverlening aan de maatschappij verslechteren. Steeds meer maatschappelijke organisaties kijken daarom gelukkig kritisch naar hun bedrijfsvoering.
Wat kost inefficiëntie jouw organisatie nou echt?
Handmatige verlofregistratie, dubbele data-invoer bij contractbeheer, salarisverwerking die elke maand opnieuw handwerk vraagt: inefficiënte processen kosten meer dan je denkt.
Organisaties die hun backoffice automatiseren, besparen tot 20% op jaarbasis. Dat zijn geen vage getallen, het zijn vooral uren die vrijkomen voor werk dat er echt toe doet.
Stel je voor: een HR-afdeling van 10 mensen besteedt wekelijks 20 uur aan administratieve taken die een goed ingerichte AFAS-omgeving automatisch afhandelt. Dat zijn 20 uur die je inzet voor strategisch HR-beleid, onboarding van nieuw talent of het borgen van kennis die anders de organisatie verlaat.
De verborgen kosten zitten overigens ook in frustratie. Medewerkers die vastlopen in software die niet op elkaar aansluit, raken gedemotiveerd. En gedemotiveerde medewerkers vertrekken sneller.
Geloof mij: in een krappe arbeidsmarkt kun je dat risico niet veroorloven.
Hoe automatiseer je repetitief werk in de backoffice?
AFAS automatiseert onder andere HR-taken zoals verlofregistratie, contractbeheer, salarisverwerking en onboarding-workflows. Door deze processen te standaardiseren verdwijnt het handwerk, en wat dan overblijft is een backoffice die draait met minder fouten, kortere doorlooptijd en minder handjes.
De kracht van AFAS zit wat mij betreft dan ook in de breedte. HR, salarisadministratie en finance komen samen in 1 tool. Dat betekent dus ook: 1 bron van waarheid en geen losse spreadsheets of andere eilandjes van informatie.
Wanneer een medewerker zelf verlof aanvraagt via InSite, loopt de goedkeuring automatisch naar de juiste leidinggevende. Zonder tussenkomst van HR.
Maar software alleen is niet genoeg. Een goede implementatie vraagt wat ons betreft om aandacht voor processen én mensen.
Sterker nog: wanneer wij maatschappelijke organisaties helpen met de implementatie, zien we dat het verschil zit in adoptie. Medewerkers ervaren AFAS dan niet meer als extra werk, maar als verlichting.
Vier stappen naar succesvolle automatisering met AFAS:
-
Breng je huidige processen in kaart en identificeer waar de meeste handmatige uren zitten
-
Richt AFAS in op basis van je werkelijke werkprocessen, niet op basis van wat technisch kan
-
Betrek medewerkers vroeg bij de implementatie zodat adoptie vanzelfsprekend wordt
-
Evalueer na drie maanden welke processen je verder optimaliseert
Benieuwd welke processen bij jouw organisatie als eerste voor automatisering in aanmerking komen? [Plan een vrijblijvend gesprek en breng samen met ons de grootste kansen in kaart.
Zet mensen in op wat ze kunnen, niet op wat ze heten
De silver tsunami waar ik het in het begin over had betekent niet alleen dat er minder mensen zijn, het betekent ook dat specifieke kennis en vaardigheden verdwijnen.
Maar gelukkig zit er tegelijkertijd in jouw organisatie waarschijnlijk ook medewerkers met talenten die je niet benut, simpelweg omdat hun functietitel dat niet voorschrijft.
Denk daarom eens aan skills-based werken. In plaats van te denken in vaste functieprofielen, kijk je naar wat iemand daadwerkelijk kan en waar die vaardigheden het hardst nodig zijn.
Dat klinkt logisch, maar toch werken de meeste organisaties nog met traditionele functiehuizen die weinig ruimte bieden voor flexibiliteit.
AFAS ondersteunt deze verschuiving overigens goed. In HRM leg je competenties en vaardigheden vast op medewerkersniveau, waarmee je als HR-manager inzicht krijgt in de skills die je in huis hebt én in de skills die je mist.
Hoe implementeer je slim werken in jouw organisatie met AFAS?
Slim werken begint niet bij software, het begint bij de vraag: welke processen kosten ons de meeste energie en leveren de minste waarde op? Vanuit dat inzicht maak je keuzes die echt impact hebben.
Een duurzame AFAS-implementatie volgt wat mij betreft drie principes:
-
Start bij het proces, niet bij de software.
Breng eerst in kaart hoe je werkt. Waar zitten de knelpunten? Welke stappen zijn overbodig? Pas daarna richt je AFAS in op een manier die aansluit bij hoe jouw organisatie écht functioneert.
-
Zorg dat mensen het dragen
De beste inrichting is waardeloos als niemand ermee werkt. Betrek key users vanaf dag 1. Geef medewerkers de ruimte om het systeem te leren kennen en zorg voor begeleiding die verder gaat dan een handleiding.
-
Denk in duurzaamheid, niet in snelle fixes.
Een implementatie die vandaag werkt maar volgend jaar achterhaald is, kost meer dan ‘ie oplevert. Kies voor een inrichting die meegroeit met je organisatie.
Bij Rhoost werken we daarom graag als verlengstuk van jouw organisatie. Onze multidisciplinaire teams combineren kennis van AFAS met diep begrip voor de publieke sector.
Niet als externe leverancier die komt en gaat, maar als partner die meedenkt over de lange termijn.
We leveren geen standaard traject, maar bouwen samen aan processen die door mensen worden gedragen en resultaten die waarde opleveren.
Concreet betekent dat:
-
We brengen samen je huidige processen en knelpunten in kaart
-
We richten AFAS in op basis van jouw werkelijke werkwijze
-
We begeleiden je medewerkers bij de adoptie, zodat het systeem goed landt
-
We blijven beschikbaar na livegang voor optimalisatie en doorontwikkeling
Waarom organisaties voor deze aanpak kiezen
Maatschappelijke organisaties die hun AFAS-omgeving duurzaam inrichten, merken het verschil op 3 niveaus:
-
HR-afdelingen winnen structureel uren terug die ze eerder kwijt waren aan handmatige administratie
-
Leidinggevenden krijgen actueel inzicht in capaciteit, skills en verzuim, waardoor ze sneller en beter beslissen
-
En medewerkers ervaren minder frustratie en meer werkplezier, omdat systemen hen ondersteunen in plaats van tegenwerken.
De publieke sector verdient die aanpak als je het mij vraagt. Want de maatschappelijke missie stopt niet bij een krappe begroting of een krimpend team. Die missie vraagt om een organisatie die slimmer werkt, niet harder.
Kortom: dezelfde ambitie, maar een slimmere aanpak
De publieke sector kan het zich niet permitteren om stil te zitten. De financiële druk is er, de vergrijzing is er, en de arbeidsmarkt biedt geen snelle oplossing. Maar dat betekent niet dat je je ambitie moet bijstellen. Het betekent wel dat je anders moet gaan werken.
Automatiseer wat geautomatiseerd kan worden, zet mensen in op wat ze écht goed kunnen en kies voor software en een partner die meegroeit met je organisatie.
Klaar om de eerste stap te zetten? Plan een vrijblijvend gesprek met Rhoost en ontdek hoe jouw organisatie met minder middelen meer impact maakt.
