Je hebt AFAS in huis. Mooi! Maar hoe zorg je ervoor dat het systeem echt doet wat jij wilt? Daar heb je een goed functioneel beheerteam voor nodig. Dit team zorgt ervoor dat AFAS soepel draait, problemen snel worden opgelost en verbeteringen worden doorgevoerd. Zonder functioneel beheer loop je het risico dat je software niet optimaal wordt benut. Met een goed team zorg je ervoor dat alles soepel blijft lopen en je organisatie efficiënt werkt.
Daarom deel ik in deze blog een praktisch stappenplan om een sterke functioneel beheerorganisatie op te zetten. Zo haal je het maximale uit AFAS en werk je slimmer. Door deze stappen te volgen, zorg je ervoor dat alles duidelijk is en soepel verloopt.
Stap 1: Bepaal de rol van functioneel beheer
Functioneel beheerders zorgen ervoor dat AFAS goed aansluit op de werkprocessen van je organisatie. Ze helpen collega’s, lossen problemen op en zoeken naar verbeteringen. Ze vormen de link tussen de gebruikers en de IT-afdeling. Zonder duidelijke afspraken kan functioneel beheer al snel een vergaarbak van verschillende taken worden. Daarom is het belangrijk om goed af te bakenen wat het team wel en niet doet.
Zorg ervoor dat het functioneel beheerteam verantwoordelijk is voor het beheren van autorisaties, testen van nieuwe functionaliteiten en ondersteunen van gebruikers. Dit voorkomt dat medewerkers zelf dingen gaan proberen, wat kan leiden tot verwarring en fouten. Door deze taken goed te verdelen, blijft het team efficiënt werken. Een duidelijke rolverdeling zorgt voor structuur en voorkomt dat het team wordt overbelast. Zo functioneert het beheerteam optimaal.
Stap 2: Stel een sterk team samen
Bepaal ook hoe groot het team moet zijn. Een handige vuistregel is 2 FTE functioneel beheer per 1000 medewerkers. Kleinere organisaties kunnen met minder af, maar zorg ervoor dat er altijd genoeg capaciteit is om AFAS goed te beheren. Een te klein team kan leiden tot overbelasting en vertragingen in processen. Een goed bemand team voorkomt dat er achterstanden ontstaan en houdt het systeem up-to-date.
Stap 3: Zorg voor duidelijke processen
Functioneel beheer werkt het beste als iedereen weet hoe problemen en verzoeken worden afgehandeld. Maak daarom goede afspraken over zaken als wijzigingsverzoeken, storingen en ondersteuning. Dit voorkomt onduidelijkheid en zorgt voor een gestructureerde werkwijze. Hoe duidelijker de processen, hoe makkelijker het werk wordt.
Een ticket workflow helpt om alles overzichtelijk te houden. Collega’s melden hun vragen of problemen via InSite, zodat functioneel beheerders efficiënt kunnen werken. Dit voorkomt dat mensen lukraak problemen melden via mail of chat, waardoor het overzicht verdwijnt. Een goede ticket workflow zorgt ervoor dat alle meldingen worden bijgehouden en opgevolgd. Hierdoor kunnen problemen snel en effectief worden opgelost.
Stap 4: Werk samen met key-users
Zorg ervoor dat key-users goed worden opgeleid en betrokken worden bij veranderingen binnen AFAS. Zo worden ze een verlengstuk van je functioneel beheerorganisatie en blijft de werklast beheersbaar. Door regelmatige trainingen en updates blijven key-users goed geïnformeerd. Dit verhoogt de efficiëntie binnen de organisatie en verbetert de samenwerking tussen afdelingen.
Stap 5: Blijf verbeteren en innoveren
Functioneel beheer stopt niet bij het oplossen van problemen. Het is een continu proces van verbeteren en optimaliseren. Blijf kijken naar nieuwe functionaliteiten in AFAS en wees proactief in het doorvoeren van verbeteringen.
Plan regelmatig evaluatiemomenten in om te kijken welke processen beter kunnen. Maak bijvoorbeeld elk kwartaal een analyse van veelvoorkomende vragen of tickets en kijk hoe je deze structureel kunt oplossen. Dit voorkomt terugkerende problemen en maakt processen efficiënter.
Stap 6: Zorg voor goede communicatie
Communicatie is ook belangrijk bij nieuwe functionaliteiten. Zorg ervoor dat medewerkers weten wat er verandert en waarom. Mensen houden niet van onverwachte wijzigingen, dus neem ze mee in het proces. Maak gebruik van nieuwsbrieven, interne presentaties of video’s om updates duidelijk te communiceren. Een goed geïnformeerde organisatie werkt efficiënter en heeft minder weerstand tegen veranderingen. Goede communicatie draagt bij aan een goed functionerende AFAS inrichting.
