Daarom zoeken veel organisaties een externe testcoördinator. Dat is een goede stap, als je een duidelijke grens bewaakt. Besteed de regie over het testen uit, maar niet het testen zelf. Werkt een externe partij alle scripts zelf af? Dan krijg je een geteste inrichting, maar je medewerkers hebben dan nog nooit in AFAS gewerkt. En een inrichting die je mensen niet dragen, blijft niet werken.
In dit artikel lees je wat je goed kunt uitbesteden en wat je zelf in handen houdt. Ook lees je waar je op let bij het kiezen van een partij.
AFAS test de software, jij test je eigen inrichting
AFAS levert standaardsoftware. AFAS test die software zelf, met een eigen testafdeling. Wat overblijft, is het testen van de inrichting en de data van jouw organisatie.
Dat is veel werk. Volgens het AFAS-klantportal test je tijdens een implementatie vooral je processen, data, koppelingen en autorisaties. Ook test je de dagelijkse werkwijze van gebruikers. AFAS raadt aan om van testen iemands taak te maken: stel een testcoördinator aan. Die maakt het testplan, organiseert de testsessies en bewaakt de voortgang. Ook bereidt de testcoördinator het advies voor over live gaan of niet. Dat heet het go/no-go advies.
Die rol vraagt ervaring met AFAS en met testen. Die ervaring hebben veel maatschappelijke organisaties niet in huis, omdat ze niet elk jaar een nieuwe implementatie uitvoeren.
Dit houd je zelf in handen
2 rollen kun je niet uitbesteden. De eerste is de procesverantwoordelijke. Die bepaalt welke situaties uit de praktijk getest moeten worden. Ook geeft deze akkoord op het proces. De tweede rol zijn de key users. Dat zijn de medewerkers die AFAS straks het meest gebruiken. Zij voeren de testen uit en leggen vast wat er misgaat.
Die verdeling staat ook in de rolverdeling van AFAS. De reden is eenvoudig. Alleen je eigen mensen weten hoe een verlofaanvraag echt loopt, of wat er gebeurt bij een salariswijziging halverwege de maand. Een externe tester mist die uitzonderingen. Je eigen mensen zien ze meteen.
Er is nog een reden. Testen is voor key users de eerste keer dat ze echt in AFAS werken. Ze leren waar de knoppen zitten en zien wat er anders wordt in hun werk. Klopt er iets niet, dan zeggen ze dat voordat het in de praktijk misgaat. Zo groeit het draagvlak al tijdens het testen. Haal je dat weg, dan verschuift het leren naar de eerste weken na de livegang, als er geen ruimte meer is voor fouten.
Dit kun je goed uitbesteden
De regie over het testen kun je wel uitbesteden. Dat is verstandig in deze situaties:
- Niemand in je organisatie heeft eerder een AFAS-implementatie getest.
- Je projectleider doet het testen erbij en komt er niet aan toe.
- Je key users hebben naast het testen hun gewone werk in de zorg, de klas of de wijk.
- Meerdere onderdelen moeten samenwerken, zoals HR, salaris en financiën. Dan moet je ook de hele keten testen.
- Je wilt een onderbouwd advies over live gaan, los van de druk van de planning.
Een externe testcoördinator neemt het organiseren van je mensen over. Je mensen houden zo hun tijd voor het testen zelf. Dat is precies het werk waar ze nodig zijn.
Zo werkt een testcoördinator van Rhoost met je mensen
Onze testcoördinatoren werken in 5 stappen. In elke stap staan je eigen medewerkers centraal.
- Inzicht in processen en risico's. We beginnen met luisteren. We vragen naar je doel, naar de plekken waar het vastloopt en naar de processen die het zwaarst wegen voor je organisatie.
- Een duidelijk testplan. Daarin staan de taken, de planning, de rollen en de scenario's. Iedereen weet wat er van hem verwacht wordt.
- Begeleiden van testers. We helpen medewerkers met uitleg, voorbeeldscenario's en praktische hulp. Zo wordt testen laagdrempelig, ook voor wie er tegen opziet.
- Bevindingen vastleggen en opvolgen. We leggen elke fout vast en geven aan hoe groot de impact is. Daarna zorgen we dat de fout echt wordt opgelost.
- Klaar voor de livegang. We doen eindcontroles en regressietests. Een regressietest controleert of een oplossing niets anders kapotmaakt. Tot slot onderbouwen we het go/no-go advies.
Na stap 5 weet je wat goed werkt en wat nog openstaat. Dan neem je het besluit over live gaan op basis van wat er getest is.
Testen hoort bij projectleiding en beheer
Een testcoördinator die los van de rest werkt, levert een rapport op dat daarna in een map belandt. Bij Rhoost gaan de testresultaten terug naar de projectleiding en het functioneel beheer. De projectleider ziet waar de planning onder druk staat. De functioneel beheerder ziet welke onderdelen van de inrichting kwetsbaar zijn.
Dat helpt ook na de livegang. AFAS verandert mee met je organisatie. Elke aanpassing vraagt opnieuw om testen in een testomgeving. Die omgeving is een kopie van je live-omgeving. Wie daar al vanaf de implementatie aan gewend is, test na een wijziging vanzelf.
Waar je op let bij het kiezen van een partij
Stel bij elk gesprek eerst de belangrijkste vraag: test de testcoördinator zelf, of begeleidt deze je medewerkers bij het testen? Het antwoord vertelt je of je draagvlak bouwt of alleen een vinkje zet.
Vraag daarna naar ervaring met AFAS. Een testcoördinator zonder AFAS-kennis moet eerst zelf leren hoe AFAS werkt. Dat gaat van jouw testtijd af. Bij Rhoost werken meerdere gecertificeerde AFAS-experts.
Vraag ook of de partij jouw soort organisatie kent. In de zorg, het onderwijs en het welzijnswerk mag de livegang het primaire proces niet verstoren. Lonen moeten op tijd betaald worden en roosters en contracten moeten kloppen. Rhoost werkt alleen voor maatschappelijke organisaties. [vul aan: hoe de testaanpak van Rhoost rekening houdt met medewerkers die weinig tijd hebben]
Vraag tot slot hoe het go/no-go advies eruitziet. Een goed advies laat zien welke fouten er nog openstaan, hoe zwaar ze wegen en wat er gebeurt als je toch live gaat.
Wat kost het en hoe lang duurt het?
Dat verschilt per organisatie. De prijs en de looptijd hangen af van je wens, de senioriteit van de testcoördinator en de doorlooptijd van je implementatie. Alleen hulp bij het testplan is iets anders dan een testcoördinator die het hele testtraject begeleidt. Daarom noemen we geen vast bedrag of een vaste looptijd. In een eerste gesprek kijken we samen wat jouw implementatie nodig heeft.
Ga je eerst zelf aan de slag, lees dan hoe je een goed testscript schrijft en onze 5 tips voor het testen van AFAS.
Op de pagina testmanagement lees je hoe we je testfase begeleiden. Je kunt ook contact met me opnemen, dan bespreek ik graag met je waar jouw implementatie nu staat.
