Als functioneel beheerder ben je vaak een soort wandelende vraagbaak voor alle technische kwesties in je organisatie. Van de printer die weer eens niet wil printen tot de laptop die niet aangaat – collega’s komen naar je toe met elk mogelijk probleem. Want, tja, je bent toch “technisch”? En dat betekent blijkbaar dat je wel even alles kunt fixen wat op stroom werkt.
Het is niet gek dat je als functioneel beheerder af en toe een beetje moedeloos wordt van al die vragen die totaal niets met jouw werk te maken hebben. Je bent verantwoordelijk voor de werking en het beheer van AFAS, niet voor het oplossen van alle problemen op de IT-afdeling.
Maar hoe zorg je ervoor dat collega’s jouw rol beter begrijpen en je niet meer vragen om dingen die niet bij jouw takenpakket horen? In deze blog vertel ik je hoe je jouw rol scherper kunt profileren en duidelijk jouw grenzen kunt aangeven.
De vage technische vragen
We beginnen met een situatie die waarschijnlijk voor velen herkenbaar is. Een collega komt op je af met de vraag of je de storing aan de printer kunt verhelpen. Of misschien hebben ze problemen met hun laptop en denken ze dat jij dit wel even kunt oplossen. Dit soort vragen krijg je misschien vaker dan je zou willen, simpelweg omdat collega’s geen duidelijk beeld hebben van wat jij doet als functioneel beheerder van AFAS.
En vaak ben je te aardig om nee te zeggen. Want ach, hoe groot is die moeite nou echt om even te helpen met een printer of laptop? Maar door steeds ‘ja’ te zeggen, maak je het voor anderen alleen maar moeilijker om te begrijpen waar je wél van bent. Jouw rol als functioneel beheerder is belangrijk, maar vaak ook complex en soms zelfs onzichtbaar voor anderen. Tijd om daar verandering in te brengen!
Duidelijke grenzen stellen: waar ben jij wél van?
Een van de eerste stappen om jouw rol beter te profileren, is door zelf heel duidelijk te hebben wat je taken precies zijn. Wat valt er onder jouw verantwoordelijkheden, en wat niet? Als je dat goed voor ogen hebt, kun je veel gemakkelijker grenzen stellen.
Dat betekent dat je nee moet leren zeggen tegen dingen die niet bij jouw werk horen – en dat is helemaal oké! Maar hoe doe je dat zonder je collega’s voor het hoofd te stoten of over te komen als iemand die niet behulpzaam wil zijn? Het antwoord is: wees open en eerlijk over waar jouw verantwoordelijkheden liggen.
Leg bijvoorbeeld uit dat je verantwoordelijk bent voor het optimaal functioneren van AFAS en dat je collega’s ondersteunt bij het gebruik daarvan. Alles wat daarbuiten valt, zoals een vastgelopen printer of een laptop die niet aangaat, hoort niet bij jouw werk als functioneel beheerder. Door dit duidelijk aan te geven, voorkom je misverstanden en zorg je ervoor dat jouw collega’s beter begrijpen wat je doet.
Profilering: maak jouw rol zichtbaar
Een andere manier om te zorgen dat collega’s jouw rol beter begrijpen, is door je werk zichtbaar te maken. Veel van wat jij doet als functioneel beheerder gebeurt achter de schermen. AFAS werkt goed, processen verlopen soepel – en dat is mede dankzij jou. Maar als niemand dat weet, zullen ze jouw werk ook niet op waarde schatten.
Ga daarom eens langs bij jouw belangrijkste collega’s en vertel ze wat jij allemaal doet. Denk bijvoorbeeld aan de afdelingen die intensief gebruikmaken van AFAS. Leg uit welke vragen je wél kunt oplossen en hoe jij hen kunt helpen om hun werk beter en efficiënter te doen. Op deze manier krijg je meer erkenning voor jouw werk en wordt het voor anderen duidelijker waar jouw expertise ligt.
Bewaak jouw grenzen op een positieve manier
Grenzen stellen betekent niet dat je altijd ‘nee’ moet zeggen. Het gaat erom dat je op een positieve manier aangeeft wat je wél doet en hoe dat waarde toevoegt aan de organisatie. Als je collega’s vraagt om de juiste vragen op de juiste plek neer te leggen, kun je vaak al veel irritatie voorkomen. En misschien nog wel belangrijker: het zorgt ervoor dat jij je kunt focussen op wat echt belangrijk is.
Een goede manier om je grenzen te bewaken, is door alternatieven te bieden. Als een collega met een vraag komt die niet bij jou hoort, kun je bijvoorbeeld verwijzen naar de juiste persoon of afdeling. Of je kunt uitleggen hoe zij het probleem zelf kunnen oplossen. Zo laat je zien dat je graag wilt helpen, maar dat jouw hulp meer gericht is op het werk waarvoor jij verantwoordelijk bent.
Kleine stappen naar een grotere verandering
Je hoeft niet in één keer jouw hele rol opnieuw uit te vinden of elke collega persoonlijk te vertellen wat je doet. Het kan ook in kleine stappen. Begin bijvoorbeeld met het geven van een presentatie tijdens een teamoverleg, waarin je uitlegt wat jouw werk inhoudt. Of stuur een korte e-mail naar de afdelingen waarmee je veel samenwerkt, om meer duidelijkheid te scheppen over jouw verantwoordelijkheden.
Ook het delen van een succesverhaal kan helpen om jouw rol zichtbaarder te maken. Misschien heb je onlangs een groot probleem opgelost dat de efficiëntie van een afdeling enorm heeft verbeterd. Door dit soort verhalen te delen, maak je zichtbaar wat je doet en welke impact jouw werk heeft op de organisatie.
Een continu proces
Het scherper afbakenen van jouw rol is geen eenmalige actie, maar een continu proces. Het vraagt om een verandering in hoe anderen jou zien, en dat kost tijd. Maar door stapsgewijs jouw grenzen duidelijk te maken en jouw expertise zichtbaar te maken, kun je ervoor zorgen dat je minder vaak wordt gevraagd voor dingen die niet tot jouw takenpakket horen.
Bovendien kan het ook helpen om een netwerk binnen de organisatie op te bouwen. Hoe beter jouw belangrijkste collega’s je kennen, hoe groter de kans dat zij begrijpen wat je doet en waarvoor ze bij jou terecht kunnen. Dit netwerk kan je ook helpen om jouw werk zichtbaar te maken en jouw grenzen te bewaken.
