Stap 1: definieer de rol en structuur
Voordat je duikt in de specifieke taken en processen, is het belangrijk om de rol en structuur van je beheerorganisatie duidelijk vast te stellen.
Je kijkt hierbij naar de sleutelrollen binnen je team zoals functioneel beheerders, technisch beheerders, en sleutelgebruikers.
Iedere rol heeft zijn eigen verantwoordelijkheden en expertise en samen vormen ze de ruggengraat van je beheerorganisatie.
Stap 2: betrek je team bij implementatie- en optimalisatieprojecten
Succesvolle werken met AFAS gaat wat ons betreft verder dan alleen de technische kennis. Een goede beheerder snapt ook de bedrijfsprocessen die deze ondersteunt.
Daarom is het belangrijk om je team vroeg in het implementatie- en optimalisatieproces te betrekken. Want alleen zo zorg je ervoor dat de inrichting perfect aansluit bij de behoeften van je organisatie.
Plus: daarna zijn de functioneel beheerders toch cruciaal voor het doorlopend verbeteren en optimaliseren van processen na de livegang. Toch?
Stap 3: zorg voor goede opleidingen en kennisdeling
Opleiding is een mega belangrijk onderdeel van het opzetten van een beheerorganisatie. Zorg ervoor dat je team toegang heeft tot de nodige trainingen om hun kennis van AFAS te verdiepen.
En als je het echt goed wilt doen zorg je niet alleen voor technische trainingen, maar ook sessies over procesoptimalisatie en best practices voor beheer én zogenoemde soft-skills zoals communicatie- of presentatievaardigheden.
Stap 4: organiseer je beheerprocessen
Effectief beheer gaat over meer dan alleen brandjes blussen en pleisters plakken. Het gaat vooral om het proactief beheren van AFAS.
Het is dus ook belangrijk om gestandaardiseerde processen op te zetten voor het beheren van wijzigingsverzoeken, het uitvoeren van updates, en zelfs het monitoren van de performance.
Door deze processen goed vast te stellen en vast te leggen, zorg je voor consistentie en efficiëntie binnen je beheerteam.
Stap 5: creëer een cultuur van doorlopende verbetering
Tot slot is het belangrijk om een cultuur van doorlopende verbetering te creëren binnen je beheerorganisatie.
Dit betekent dat je ervoor moet zorgen dat je jouw teamleden elke keer aanmoedigt om op zoek te gaan naar manieren om processen te stroomlijnen, de gebruikerservaring te verbeteren, en de waarde van AFAS te maximaliseren.
En ook door regelmatig reviews en feedbacksessies te houden, zorg je ervoor dat je team zich blijft ontwikkelen. Precies in lijn met de behoeften van je organisatie.
