Als functioneel beheerder weet jij als geen ander hoe belangrijk het is dat alles soepel verloopt binnen de organisatie. Je bent degene die zorgt dat systemen draaien zoals ze horen en dat collega’s probleemloos hun werk kunnen doen. Maar merk je wel eens dat jouw rol wordt onderschat? Dat collega’s eigenlijk geen idee hebben wat jij doet?
Je bent niet alleen. Veel functioneel beheerders lopen hier tegenaan. Stel je voor: je werkt hard om AFAS draaiende te houden, zoals het optimaliseren van de workflow of het oplossen van een fout, maar niemand lijkt te weten hoeveel moeite erin zit.
Denk bijvoorbeeld aan die keer dat je onverwacht een probleem in de workflow hebt opgelost, wat een vertraging in het uitbetalen van de declaraties heeft voorkomen. Hoe kun je dan impact maken als niemand je waarde ziet?
In deze blog vertel ik je hoe je als functioneel beheerder effectief zichtbaar kunt zijn. Zodat je serieus wordt genomen, betrokken wordt bij de juiste projecten, en gewaardeerd wordt om je expertise.
Het probleem: Onderschatting en gebrek aan zichtbaarheid
Het is frustrerend wanneer jouw rol als functioneel beheerder niet duidelijk is voor je collega’s. Misschien krijg je te horen: “Oh, jij lost problemen op als er iets met het systeem is, toch?” Of, erger nog, niemand weet precies waar jij je dagelijks mee bezighoudt. Dit gebrek aan begrip kan ertoe leiden dat je niet bij belangrijke beslissingen wordt betrokken, of dat je alleen als ‘technisch redder in nood’ wordt gezien in plaats van als een strategische partner.
Wat vaak ontbreekt is dat collega’s niet van de hoed en de rand weten als het gaat om jouw rol. Ze zien het eindresultaat wel – ze kunnen lekker werken met AFAS – maar weten niet hoeveel kennis, planning en aanpassingen erachter schuilgaan. En als zij niet begrijpen wat jouw toegevoegde waarde is, hoe kun je dan verwachten dat ze je serieus nemen en betrekken bij belangrijke veranderingen?
Daarom is het belangrijk om jouw rol duidelijk te maken en zichtbaar te zijn binnen de organisatie. Begin bijvoorbeeld met een korte elevator pitch, zoals: ‘Ik zorg ervoor dat AFAS optimaal werkt, zodat mijn collega’s hun werk efficiënt kunnen doen zonder problemen.’ Of: ‘Ik ben verantwoordelijk voor het waarborgen van de veiligheid en continuïteit van AFAS, zodat we zonder zorgen kunnen werken.’ Dit gaat niet alleen om uitleggen wat je doet, maar vooral om het laten zien van je impact. Effectieve zichtbaarheid helpt jou om te groeien in je rol, betrokken te zijn bij strategische keuzes, en serieus genomen te worden door je collega’s.
De kracht van zichtbaarheid
Zichtbaarheid is niet hetzelfde als opscheppen of continu in de spotlight staan. Het gaat erom dat jij als functioneel beheerder helder communiceert over wat je doet en waarom jouw werk ertoe doet. Dit is de sleutel om betrokken te worden bij de juiste dingen en om ervoor te zorgen dat collega’s jou zien als een waardevolle schakel binnen de organisatie.
Hoe doe je dat dan? Het begint allemaal met een plan. Je moet een duidelijk doel hebben over hoe jij jezelf binnen jouw organisatie wilt positioneren. Wil je dat collega’s jou als de go-to expert zien voor systeemoptimalisatie? Wil je meer betrokken worden bij strategische projecten? Bepaal je doel, zodat je weet waar je naartoe werkt.
Stap 1: Heb een plan
Effectieve zichtbaarheid begint met een plan. Denk na over jouw doel. Bijvoorbeeld, wil je dat je over zes maanden betrokken bent bij strategische IT-besprekingen, wil je meer directe input van gebruikers bij verbeteringen in AFAS, of wil je een flinke bijdrage leveren aan procesoptimalisatie en kostenbesparing? Waar wil jij over zes maanden staan in de organisatie? Wil je dat je collega’s jouw waarde als functioneel beheerder beter begrijpen? Wil je meer bij de besluitvorming betrokken worden? Wanneer je jouw doelen duidelijk hebt, kun je concreet actie gaan ondernemen.
Het hebben van een plan maakt het ook makkelijker om de juiste stappen te zetten. In plaats van wachten tot iemand jouw werk opmerkt, kun je doelgericht zichtbaar zijn. Stel bijvoorbeeld een maandelijks overzicht samen van de verbeteringen die je hebt doorgevoerd en deel dit met je team. Laat zien wat jouw bijdrage is, en waarom het belangrijk is voor de organisatie.
Stap 2: Communiceer jouw waarde
Jouw collega’s weten misschien niet hoeveel tijd en energie het kost om AFAS goed te laten werken. Stel je voor dat een kleine fout in de inrichting de hele organisatie kan vertragen, dat soort problemen voorkom jij dagelijks. Daarom is het super belangrijk dat je actief communiceert over de waarde die jij toevoegt. Dit betekent niet dat je naast je schoenen moet gaan lopen, maar wel dat je duidelijk maakt wat je doet en waarom het belangrijk is.
Een eenvoudige manier om dit te doen is door updates te geven. Deel bijvoorbeeld een kort bericht na een succesvol afgeronde taak: “De nieuwe functionaliteit is nu live! Dit zorgt voor een snellere verwerking van je gegevens, zodat we efficiënter kunnen werken.” Hiermee laat je zien dat jouw werk direct bijdraagt aan de prestaties van de organisatie.
Ook tijdens vergaderingen kun je meer zichtbaar zijn door jouw kennis en inzichten te delen. Wees niet bang om jouw expertise te laten zien. Collega’s zullen jouw input meer waarderen als ze begrijpen dat jouw rol onmisbaar is voor het goed functioneren van de systemen waar zij dagelijks mee werken.
Stap 3: Betrek anderen bij jouw werk
Een andere manier om zichtbaar te zijn is door anderen te betrekken bij jouw werk. Dit kun je doen door bijvoorbeeld een presentatie te geven over een project waar je mee bezig bent, of door collega’s uit te nodigen om mee te denken bij een specifieke uitdaging. Door anderen te betrekken, maak je niet alleen jouw werk inzichtelijker, maar creëer je ook begrip en waardering voor wat je doet.
Dit kan zo simpel zijn als een korte sessie tijdens een teammeeting waarin je uitlegt wat de laatste ontwikkelingen zijn, of het plannen van een open kantoormoment waarin collega’s langs kunnen komen met vragen. Het idee is dat je actief op zoek gaat naar mogelijkheden om jouw werk en jouw waarde zichtbaar te maken.
Stap 4: Vier je successen
Het vieren van successen is een belangrijke stap om zichtbaar te zijn. Vaak zijn we geneigd om direct door te gaan naar het volgende project zodra we iets afgerond hebben. Maar door even stil te staan bij wat je bereikt hebt en dit te delen met je collega’s, laat je zien dat jouw werk impact maakt.
Je hoeft dit niet groot aan te pakken – een simpel bericht in de teamschat waarin je vertelt over een behaald resultaat kan al genoeg zijn. Bijvoorbeeld: “We hebben vandaag een grote stap gezet met de optimalisatie van InSite, waardoor de gebruikerservaring voor iedereen verbeterd is.” Door successen te vieren, laat je zien dat jouw werk betekenis heeft en dat de organisatie erop vooruitgaat door jouw inspanningen.
Stap 5: Creëer zichtbare impact
Zorg dat je niet alleen reageert op problemen, maar dat je ook proactief verbeteringen voorstelt. Collega’s zullen jou meer waarderen en betrekken als ze zien dat je vooruit denkt en verbeteringen aandraagt voordat ze problemen worden. Dit is een krachtige manier om jouw toegevoegde waarde te laten zien.
Bijvoorbeeld: als je merkt dat een bepaalde workflow vaak problemen oplevert, kun je voorstellen om een verbeterproject op te starten. Door proactief te handelen en oplossingen te bieden, laat je zien dat je een onmisbare rol speelt in het optimaliseren van processen en dat jouw werk verder gaat dan brandjes blussen.
Stap 6: Wees consistent
Zichtbaarheid opbouwen kost tijd en vereist consistentie. Stel bijvoorbeeld een wekelijkse herinnering in om jouw resultaten te delen met het team, bijvoorbeeld tijdens een informele koffiepauze of via een korte update in de teamschat. Het is helaas niet genoeg om maar 1 keer jouw werk te laten zien of een presentatie te geven. Hoe vaker je zichtbaar bent, hoe meer collega’s jouw werk zullen waarderen en herkennen.
Maak er een gewoonte van om elke week even kort stil te staan bij wat je hebt bereikt en dit te delen. Op die manier bouw je aan jouw zichtbaarheid binnen de organisatie en zorg je ervoor dat je niet langer over het hoofd wordt gezien.
