Een AFAS-implementatie is niet klaar als AFAS live staat. Ze is klaar als medewerkers er zonder omwegen mee werken. Kies daarom een projectleider die op dat moment stuurt, en niet alleen op de livegang.
De livegang is pas de helft van het werk
Neem Staatsbosbeheer. Daar ging een nieuw HRM- en salarissysteem in AFAS per 1 januari 2026 live. De eerste salarisrun op 22 januari ging goed. Toch bleek de impact groter dan vooraf gedacht.
Delen die al in de scope vielen, moesten nog worden afgemaakt. Het projectteam had extra uren en budget nodig. Dus zocht Staatsbosbeheer na de livegang opnieuw een projectleider.
Dit gebeurt vaker, zodra je de livegang als eindpunt ziet. De gemeente Rhenen schreef het doel van haar opdracht anders op. De projectleider moest zorgen voor inrichting, acceptatie binnen de organisatie én overdracht naar beheer.
Daar staat het hele traject in 1 zin. Een technisch project stopt bij de inrichting. Een gedragen implementatie loopt door tot beheer het overneemt.
Voor maatschappelijke organisaties weegt dit zwaar. Je werkt met beperkte middelen. Elk uur dat een teamleider in de zorg kwijt is aan een omweg in AFAS, gaat niet naar cliënten. Een implementatie die medewerkers niet dragen, kost dus 2 keer: eerst het project, daarna de energie van je mensen.
5 vragen voor het eerste gesprek met een projectleider
Een cv laat zien wat iemand heeft gedaan. Het laat niet zien hoe iemand werkt. Met deze vragen zie je dat al in het eerste gesprek.
- Hoe betrek je medewerkers voordat AFAS wordt ingericht? Een goed antwoord begint bij luisteren: naar het doel, naar waar het nu vastloopt en naar de processen die het meeste opleveren. Hoor je alleen "training in de laatste weken", dan komen medewerkers pas aan bod als alles al vastligt.
- Wie test er, en vanaf wanneer? Wie pas vlak voor de livegang test, vindt fouten te laat. Die fouten raken dan de salarisrun of het dossier van een medewerker. Vraag wie de testscripts schrijft en wie test. Vraag ook of medewerkers uit de praktijk meetesten. Op onze pagina over testmanagement lees je hoe wij dat aanpakken.
- Wat gebeurt er in de weken na de livegang? Bij deze vraag hoor je het grootste verschil. Vraag hoe de overdracht naar functioneel beheer gaat. Vraag ook wie de vragen opvangt als de eerste maand afgesloten wordt. Heeft een projectleider hier geen plan voor, dan doe jij dat werk later zelf.
- Hoe ga je om met de AFAS-standaard? Veel organisaties willen hun oude werkwijze nabouwen in AFAS. Dat maakt de inrichting zwaar en beheer duur. De Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden noemde standaardisatie een belangrijk uitgangspunt van de implementatie. Vraag hoe de projectleider dat gesprek met afdelingen voert. Zegt de projectleider "nee" tegen maatwerk zonder uit te leggen waarom, dan krijg je weerstand.
- Ken je organisaties zoals de onze? Een zorginstelling werkt anders dan een bouwbedrijf. [vul aan: 1 of 2 kenmerken van maatschappelijke organisaties die Rhoost in de praktijk vaak tegenkomt bij AFAS]. Vraag om een voorbeeld uit jouw sector, en niet om een lijst met klanten.
Een team achter de projectleider houdt testen en beheer op tijd
Veel opdrachten zoeken 1 persoon voor 16 uur per week. Soms moet die persoon ook nog zelf inrichten. Een organisatie in de regio Breda zocht iemand die de implementatie leidt én hands-on meewerkt aan de inrichting.
Dat kan werken bij een kleine scope. Bij een implementatie die HR, salaris en financiën raakt, wordt het krap. In 16 uur per week moet je plannen, afdelingen meenemen en de stuurgroep informeren. Testen en de overdracht naar beheer schuiven dan naar achteren. En juist daar ontstaan de problemen na de livegang.
Bij Rhoost werkt de projectleider samen met collega's voor testmanagement en functioneel beheer. Rhoost heeft meerdere gecertificeerde AFAS-experts in dienst. Testen begint dus vroeg in het traject, ook als de planning krap wordt. De overdracht naar beheer loopt mee tijdens het project. De mensen die AFAS straks beheren, kijken al tijdens de inrichting mee.
Wat een projectleider van Rhoost in de praktijk doet
Onze aanpak heeft 5 stappen. We beginnen met luisteren naar de organisatie. Daarna maken we rollen en afspraken duidelijk, zodat iedereen weet wie waarover gaat. Dat leggen we vaak vast in een RACI-model. Daarna bouwen we samen processen op basis van de AFAS-standaard. Tijdens het hele traject begeleiden we medewerkers met uitleg en training. Tot slot testen we grondig en houden we de risico's in de gaten. Na de livegang blijven we beschikbaar om te verbeteren en kennis over te dragen.
Medewerkers krijgen zo vanaf het begin een stem. Dat merk je in een zorg- of welzijnsorganisatie het snelst op de werkvloer. Een teamleider die heeft meegedacht over een workflow, gebruikt die ook. Een teamleider die de workflow pas bij de livegang ziet, zoekt een omweg. Meer over onze aanpak lees je op de pagina projectleiding.
Hoe lang duurt het en wat kost het?
Een vast antwoord geven wij niet, want duur en kosten verschillen per organisatie. Ze hangen af van jouw wens, van de senioriteit van de projectleider en van de doorlooptijd. Openbare opdrachten laten zien hoe groot de verschillen zijn. Staatsbosbeheer zocht een projectleider voor 3 maanden en 24 uur per week. VGGM zocht iemand voor 2 jaar en 16 uur per week.
Wat je wel vooraf kunt doen: bepaal wanneer het project voor jou klaar is. Dat kan de livegang zijn, of het moment dat beheer het overneemt en medewerkers zonder hulp werken. Die keuze bepaalt hoe lang je een projectleider nodig hebt. Loopt de scope tijdens het traject toch op, lees dan hoe je een veranderende scope aanpakt.
Bespreek je AFAS-implementatie met mij
Werk je bij een zorg-, welzijns- of onderwijsorganisatie of bij een woningcorporatie, en staat er een AFAS-implementatie op de planning? Of loopt het huidige traject vast, neem dan contact met me op. Ik ga graag het gesprek met jullie aan over het doel. Daarna hoor je eerlijk of en hoe wij kunnen helpen.
